Baranyai jó gyakorlat

A 27 éve működő Penthe Autóház igen tapasztalt abban, hogy milyen az, amikor kötöttséggel teli egy munkakör. Opel és Isuzu márkakereskedésként és szervizként nyitvatartási időhöz és ügyféligényekhez alkalmazkodva kell kialakítaniuk egy jól működő rendszert, leszámolva az akár 15-20 éves berögződésekkel. A 22 éve a céget erősítő Fekete Attila ügyvezető igazgató arról mesélt nekünk, hogyan történt meg az átállás, mi jelentette a motivációt és milyen eredményeket hozott a működésben a rugalmas foglalkoztatás bevezetése.

Jellemzően milyen munkarendben dolgoznak Önöknél a munkavállalók?

Fekete Attila: Nagyon fontos nálunk az, hogy mivel mi egy márkakereskedés vagyunk, ezért meghatározott nyitvatartási időnk van. 8:00-17:00-ig nyitva vagyunk és ehhez alkalmazkodni kell, amennyire lehet az ügyfélkiszolgáló kollégáimnak is. Azonban pár éve egy rugalmas foglalkoztatást célzó pályázathoz kapcsolódóan átalakítottuk a foglalkoztatási rendet és most már nem fix munkaidőben vannak a kollégák, hanem keret, illetve törzsmunkaidőben. Van egy jelenléti idő, amikor mindenképpen jelen kell lenni a munkahelyen, de ennek az elején és a végén van mozgatásra lehetőség, amivel bárki élhet. Ezt másfél, két éve csináljuk így és nagyon bevált, mindenkinek az előnyére vált.

Miért tartották fontosnak, hogy bevezetésre kerüljenek ezek a jó gyakorlatok?

Egyfelől a 8:00-17:00 óráig tartó intervallum 9 óra, és a 8 órás munkanap egy 9 órás jelenléttel nehezen összeegyeztethető, miközben az ügyfélkiszolgálás egy nagyon fontos dolog. Emellett ebédidőt és pihenőidőt is kell a kollégáknak biztosítani. Nagyon sokféle dologgal foglalkozunk, egyszerre javítunk autót és zajlik az ügyfélkiszolgálás, illetve vannak háttérmunkák is. Ehhez kapcsolódóan megpróbáltuk úgy összeszervezni a munkarendeket, hogy a rugalmas foglalkoztatásban mindenki, akinek lehetősége nyílhat rá, megtalálja a számítását. A fontos az, hogy a munka el legyen végezve és jól legyen elvégezve. Tulajdonképpen erre szerződünk egymással és az másodlagos, hogy mindez mikor történik meg, ha közben az elvárásoknak meg tudunk felelni.

Jellemzően milyen típusú munkavállalók dolgoznak Önöknél?

Az a specialitásunk, hogy mivel mi márkaszerviz is vagyunk, zömmel férfiak dolgoznak nálunk. Az autószerelők között a férfiak aránya egyébként is jelentős, és bár én már találkoztam olyan hölggyel, aki autószerelőként lepipált sok férfit, de a mi cégünknél egyelőre minden autószerelő férfi. Ugyanakkor az ügyfélkiszolgálás területén, illetve a háttérben, a könyvelésen, az asszisztencián dolgozó kollégák nagyobb része hölgy, akik a családért a mai világban még mindig egy kicsit felelősebbek, mint mi férfiak. Megpróbáljuk ezért úgy kialakítani a munkát és a munkarendet, hogy a magánélet ne sérüljön.

Fel tudna idézni esetleg valamilyen konkrét példát vagy történetet, ami a bevezetésre került jó gyakorlatokhoz kötődik?

A kisgyermekes szülőknek nagyon fontos, hogy a gyermek óvodakezdését, iskolakezdését, vagy ha úgy adódik betegségét, egyéb más dolgait intézni tudják. Van olyan kolléganőm, aki úgy dolgozott, hogy korábban jött be és korábban is fejezte be a munkát, másnak pedig az volt a kérése, hogy ezt éppen fordítva csináljuk, illetve, hogy a munkaidőt úgy használjuk ki, hogy amennyire lehet rugalmasan igazítsuk ahhoz az egyéb magánéleti kérdéshez, amit meg szeretne oldani. És ezt valóban olyan ügyesen meg tudtuk eddig oldani, hogy nem okozott semmilyen sérülést a cégen belül. Hiszen nagyon fontos kérdés egy 35 fő feletti cégnél, hogy kinek mit szabad. A kollégák odafigyelnek egymásra is és ezt szenzitíven kell kezelni, de mi a hölgyeket nagyon tiszteljük, az ő feladatukat, ami a családot és a magánéletet érinti ugyancsak, és ez ott térül meg, hogy a cégnél sokkal könnyebben, vidámabban és hatékonyabban fognak dolgozni, mert tudják, hogy nincsenek beszorítva azok közé a keretek közé, amelyek 10-15 évvel ezelőtt jellemzőek voltak a magyar munkaerő piacon.

Volt vagy van esetleg valamilyen külső minta, ami alapján bevezetésre került Önöknél ez a jógyakorlat?

Határozott, konkrét külső mintát nem tudok mondani, nagyon régóta dolgozunk együtt és ebből kifolyólag én azt gondolom, hogy ez egy csapat. Nagyon odafigyel az egész társaság egymásra és én is igyekszem a kollégáimnak azokat a dolgait figyelembe venni, amelyek figyelembe vehetőek. Így alakult ki szépen folyamatosan a rendszer. Amíg nem ilyen típusú munkarendben dolgoztunk, addig is volt szükség és lehetőség, vagy időnként kényszer, hogy valahogy a szokástól eltérjünk. De sokkal jobb, ha nem a szokástól kell eltérni, hanem valamilyen munkarendbe úgy illeszkedik bele valami, hogy az teljesen szabályos és nem szokatlan, mert akkor sokkal könnyebben tudja élni az életét mindenki. Az biztos, hogy sok szervezést és odafigyelést igényel, de azt látom az elmúlt időszakra vonatkozóan, hogy már könnyebben megy és az egész cégnek az előnyére válik.

Volt valamilyen nehézség, amibe beleütköztek a jó gyakorlat bevezetése során?

Tulajdonképpen semmilyen nehézségbe nem ütköztünk. Azon kellett nagyon sokat dolgozni először, hogy mindez pontosan hogyan nézzen ki, hogyan állapítsuk meg a munkakörökre vonatkozóan a törzsmunkaidőt és a keretmunkaidőt, hogyan legyen ez az egész kialakítva. Munkakörökre és kicsit talán személyre is szabva, mivel van olyan munkakör, amit egy személy tölt be. De azt gondolom, hogy jól felkészültünk és nem voltunk egyedül, volt külső segítségünk, mivel egy pályázat kapcsán vezettük be a rugalmas foglalkoztatást, amibe képzések is tartoztak és a pályázatíró is, aki menedzselte a folyamatot, sokat segített. Ő hozott elénk mintákat is, így a bevezetés teljesen zökkenőmentesen történt. Nyilván megvan ebben az oda-vissza felelősség, illetve elengedhetetlen, hogy a munkavállaló tudja, hogy azt az adott feladatot miként és hogyan kell ellátni. Az ügyfeles kollégáknál emellett meg kell tudni alkudni azzal, hogy egyszerre egy időben ugyanolyan beosztású ember nem hiányozhat, tehát egymáshoz alkalmazkodva kell például a helyettesítéseket intézni. Fontos, hogy egy adott munkakörben lehetőleg több munkavállaló is legyen a cégnél, a helyettesítéseket pedig jól meg kell szervezni, jó tervet kell készíteni és arra felkészíteni mindenkit, ha ez megvan, akkor viszont nagy gond nem történhet.

Hogy fogadták a munkavállalók a jó gyakorlat bevezetését?

A munkavállalók, akiket érintett, mindenképpen örömmel fogadták. Az érintettek leginkább azok a kolléganők, akiknek a régebbi munkaidő beosztása ezáltal jelentősen változott, mert tényleg nagyon fontos, hogy egy kicsit felszabadultabban tudjon valaki az egész életével foglalkozni, a munkaidőnk pedig csak egy része ennek. Azért is fogadták jól, mert korábban is voltak már ilyen igények, és volt jó példa, csak a belefektetett munkával normálissá, természetessé és rendszerszerűvé lehetett mindezt tenni.

Változtatott esetleg valamit a munkavállalók mentalitásán ez a bevezetés?

Azt gondolom, hogy a munkavállalók mentalitása, mindenkit beleértve változott. Hiszen jobban tervezhető az életünk, sokkal könnyebben, felszabadultabban tudnak hozzám olyan kéréssel fordulni, ami a munkaidejüket érinti, és hogyha elégedettebb egy munkavállaló, biztos, hogy a cégnek is jobb lesz. Ezért én azt gondolom, hogy ez mindenkinek az előnyére szolgált.

Amennyiben számszerűsíthető, akkor a munkavállalók hány százalékát érinti ez a jó gyakorlat?

Százalékban nem tudom megmondani, de a rugalmas foglalkoztatásban tulajdonképpen szinte minden kollégám érintett. Olyan megközelítésben, hogy a kollégák hogyan tudják ezt kihasználni az egyes hétköznapokban, azt tudom mondani, hogy nagyjából 15-20% az, aki nagyon rendszeresen él vele, és akinél a munkaidő kezdésnek és a munkaidő zárásnak az idejét át tudjuk állítani. Emellett azt gondolom, hogy a munkavállalóknak nagyjából a felénél van rendszeresen erre szükség, és igen jó néven veszik, hogy ez a lehetőség most már adott, nem pedig egy extrém kérésként kell megfogalmazni. Nem kell odaállni a főnöknek az ajtajába, legyen az vevőszolgálati vezető vagy én, a cégvezető és valamilyen kérést megfogalmazni, hanem most már normálisan és természetesen működnek azok a folyamatok, amiknek a végeredményei  korábban inkább kiváltságnak tűntek.

Van valamilyen kifejezhető haszon, amit érzékelnek a jó gyakorlathoz kötődően?

Azt a hasznot érzékelem, hogy így most sokkal rendezettebb a cég működése és sokkal kevesebbet kell foglalkozni olyan dolgokkal, amikkel előtte kellett. Alaposan megvizsgáltuk, átnéztük a munkaidő kialakítását, jól átgondoltuk és ennek megfelelően vezettük be, így sokkal kevesebbet kell foglalkozni ilyen típusú kérdésekkel, márpedig egy vezető részéről nem mindegy, hogy mennyi időt tölt el bizonyos dolgokkal.

Van valamilyen kézzelfogható anyagi hozadéka a jó gyakorlatnak, vagy esetleg valamilyen költség, amivel jár?

Hogy anyagi haszon társul-e ehhez, azon én még nem gondolkodtam. Közvetlen anyagi haszon biztosan nem, de közvetett az előzőekben elmondottakból fakadóan biztosan realizálható. Mert, ha egy munkahelyi légkör jó és egy biztonságos környezet van valakinek megteremtve, vagyis sokkal komfortosabban érzi magát a munkahelyén, mint korábban, akkor az egészen bizonyos, hogy valamilyen formában a teljesítményére és a hatékonyságára is kihatással van, ami végül pénzzé is átkonvertálódik. Ezt pedig nem csak konkrétan a valamilyen bevételt termelő akár autószerelő, akár értékesítő kollégákra értem, hanem a háttérmunkában, asszisztenciában dolgozó kollégákra is igaz. Előny továbbá a vezetők munkaidejének felszabadulása, hogy kevesebbet kell a munkarendre vonatkozó kérdésekkel foglalkozni, hiszen egy biztosabb, jobban szervezett rendben dolgozunk.

Van valamilyen tervezett fejlődési irány a jó gyakorlatok kapcsán?

Nagyon sokat gondolkodtam azon, hogyan lehetne mindezen még egy picit fejleszteni. Az, hogy távmunkával otthonról is lehessen bizonyos feladatokat elvégezni bizonyos kollégáknál megvalósulhat, el is kezdtünk már ebbe az irányba mozdulni. Mindenképpen van az a munka, amit otthon ugyanolyan minőségben el lehet végezni, mint a munkahelyen, meg lehet hozzá az infrastruktúrát ugyanúgy teremteni, és bizonyos emberek komfortosabban érzik magukat, hogyha nem a munkahelyükön vannak. Bár alapvetően az a tapasztalatom, hogy a munkahely és a munkahelyi környezet sokszor inspirálóan hat az emberekre, az otthoni környezet pedig van, hogy visszahúzó tud lenni. Mindazonáltal kisebb lépésekben, de ilyen típusú dolgokban gondolkodunk. Nagyobb léptékű, nagyobb volumenű átalakítást most nem tervezünk, mivel nekünk a nyitvatartási időhöz folyamatosan alkalmazkodni kell, ez pedig behatárolja a lehetőségeket.

Mi a véleménye, más kkv-knak is érdemes lenne bevezetni hasonló jó gyakorlatokat?

Egészen biztosan érdemes, legalábbis mindenféleképpen érdemes végig gondolni, és ami fontos, hogy ne önállóan vágjanak neki, hanem segítséggel. Ha lehet pályázati úton, ha pedig úgy nem sikerül, akkor is valamilyen külső segítséggel élni, mert tudnak hozni olyan szempontokat, amiket az ember elsőre nem biztos, hogy figyelembe vesz, vagy egyáltalán fel sem merül benne. Érdemes végig gondolni a cég működését, mert hátrányokat én nem nagyon találtam egy ilyen átalakítás kapcsán, az előnyökről pedig már sokat beszéltünk. Ha sikerül egy picit jobbá tenni a munkakörülményeket, a viszonyokat, az biztos, hogy a cégnek az  előnyére szolgál és fejlődést tud hozni minden szinten.

Mit tanácsolna egy olyan kkv-nak, amelyik éppen előtte áll egy ilyen jó gyakorlat bevezetésének?

Azt tanácsolom, hogy mindenféleképpen először nagyon jól térképezze föl, mérje föl, hogyan működik a cég, mindenféle munkakörre vonatkozóan. Tulajdonképpen akár emberig, de mindenképpen munkakörig leásva kezdjen el ezzel foglalkozni, munkavállalói csoportonként tekintsen rá a rendszerre és legyen ebben a kérdésben annyira emocionális, amennyire lehet. Sokszor át kell ülni bizony a másik székbe is, a másik oldalra. Én egyébként is azt vallom, hogy meg kell nézni a dolgokat nagyon sokféleképpen, majd jól felkészülten kell nekiállni egy ilyen volumenű projektnek, mert akkor lesz jó. Ha valaki valami olyat vezet be, ami nincs jól leegyeztetve, vagy nem szolgálja azokat az érdekeket, amiket eltervezett, akkor azzal inkább csak kárt okoz, mint hasznot.